PTAや町内会、サークルの名簿をPDFにして、パスワードを付けてから役員やメンバーに送る

ExcelやGoogleスプレッドシート、Wordで作った名簿は、それぞれのアプリの「PDFとして保存」「ダウンロード → PDF」などでPDFにできます。紙の名簿しかないときは、スキャンするか、スマートフォンで撮った写真をPDFにします。

受け取る人が使わない列（生年月日・家族構成など）が入っているなら、PDFにする前に元の表から外しておきます。

班長には自分の班のページだけ、というように、受け取る人が必要な範囲だけを渡すと、万一のときに見られてしまう情報が少なくなります。PDF分割やページ編集で、必要なページだけを取り出したり、不要なページを消したりしてから、パスワードをかけます。

このページのPDFパスワード設定で行います。

PDFと同じメールやLINEのトークにパスワードを書くと、送り先を間違えたときや、そのやり取りを見られたときに、PDFとパスワードが一緒に渡ってしまいます。パスワードは、電話や対面、PDFを送ったのとは別のアプリなど、別の手段で伝えてください。

MamePDFで新しくかけるパスワードは、PDF標準のRC4 128bitです。Adobe Acrobat Readerやブラウザ内蔵のPDFビューアなど一般的なPDFリーダーでそのまま開けますが、より強いAES 256bitで暗号化することはできません。会の規程などでAES 256bitが求められている場合は、それに対応したソフトを使ってください。

パスワードを知っている人が開いたあとは、印刷や保存、画面の撮影を止めることはできません。受け取った人には、使い終わった名簿を消してもらうよう一言添えておくと安心です。